FossDocMail позиционируется как корпоративная почтовая система — следовательно, адреса пользователей этой системы должны быть доступными внутри нее,  за исключением адресов, которые закрываются преднамеренно. Для решения этой задачи служит подсистема управления и обновления Глобальной адресной книгой. Глобальная адресная книга — это список пользователей корпоративной почты, выстроенный в иерархии организаций и подразделений этих организаций. В Глобальную адресную книгу включаются только пользователи, имеющие тип адреса FMAIL.

Сервер приложений FossDocMail позволяет создать иерархическую структуру организации и завести пользователей сервера, которые являются сотрудниками определенных подразделений.

Но только сотрудники и подразделения, имеющие адрес на почтовом сервере FossMail, включаются в глобальную адресную книгу.
В нашем примере пользователь «Иванов» будет иметь адрес FossMail
C:UA/ADMD:EAST_REGION/PRMD:KHARKOV/ORG:FOSS/OU:ОФИС-ПЕРВОГО-УРОВНЯ/PN:ИВАНОВ
и будет включен в Глобальную адресную книгу.

А подразделение «Офис третьего уровня» будет иметь адрес
C:UA/ADMD:EAST_REGION/PRMD:KHARKOV/ORG:FOSS/OU:ОФИС-ТРЕТЬЕГО-УРОВНЯ/PN:ОФИС-ТРЕТЬЕГО-УРОВНЯ
и также будет включено в Глобальную адресную книгу.

Рассмотрим, как будет выглядеть Глобальная адресная книга.

Система в автоматическом режиме «собирает» данные об адресах пользователей со всех серверов FossDocMail и преобразовывает их в вид Глобальной адресной книги, который представляет собой структуру всех организаций, обслуживаемой сетью, с сотрудниками этих организаций. На рисунке ниже представлен вид Глобальной адресной книги, который используется клиентом при выборе получателя сообщения. Как видно из рисунка, в адресной книге также представлена и Организация 2, которая не обслуживается данным сервером FossDocMail.

Адреса из Глобальной адресной книги можно импортировать в собственные контакты пользователя.