FossDocMail позиціонується як корпоративна поштова система – отже адреси користувачів цієї системи повинні бути доступними всередині неї, за винятком адрес, які закриваються навмисно. Для вирішення цього завдання служить підсистема управління та оновлення Глобальної адресної книги. Глобальна адресна книга – це список користувачів корпоративної пошти, збудований в ієрархії організацій і підрозділів цих організацій. У Глобальну адресну книгу входять тільки користувачі які мають тип адреси FMAIL.

Сервер додатків FossDocMail дозволяє створити ієрархічну структуру організації і завести користувачів сервера, які є співробітниками певних підрозділів.

Але тільки співробітники і підрозділи, що мають адресу на поштовому сервері FossMail, включаються в глобальну адресну книгу.
У нашому прикладі користувач “Іванов” буде мати адресу FossMail
C:UA/ADMD:EAST_REGION/PRMD:KHARKOV/ORG:FOSS/OU:ОФІС-ПЕРШОГО-РІВНЯ/PN:ІВАНОВ
і буде включений в Глобальну адресну книгу.

А підрозділ “Офіс третього рівня” матиме адресу
C:UA/ADMD:EAST_REGION/PRMD:KHARKOV/ORG:FOSS/OU:ОФІС-ТРЕТЬОГО-РІВНЯ/PN:ОФІС-ТРЕТЬОГО-РІВНЯ
і також буде включено в Глобальну адресну книгу.

Розглянемо як виглядатиме Глобальна адресна книга.

Система в автоматичному режимі “збирає” дані про адреси користувачів з усіх серверів FossDocMail і перетворює їх у вид Глобальної адресної книги, який являє собою структуру всіх організацій, що обслуговується мережею, зі співробітниками цих організацій. На малюнку нижче представлений вид Глобальної адресної книги, який використовується клієнтом при виборі одержувача повідомлення. Як видно з малюнка, в адресній книзі також представлена і Організація 2, що не обслуговується даним сервером FossDocMail.

Адреси з Глобальної адресної книги можна імпортувати у власні контакти користувача.